quinta-feira, 30 de abril de 2009

Estrutura Analítica de Projeto

Muito interessante essa estrutura analítica feita pelo Ricardo Vargas, e creio que os colegas também irão gostar.


Neste podcast Ricardo Vargas fala sobre a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), explica que é uma forma gráfica visual e como ela deve ser decomposta até chegar a um pacote de trabalho. Ele explica a as melhores formas de fazer uma EAP sem deixá-la muito ou pouco detalhada.

Assista clicando aqui.

http://portalgp.blogspot.com/2008/07/podcast-estrutura-analtica-de-projeto.html

Novidades no PMBOK 4ª Edição

As alterações feitas no PMBOK foram boas. Vejam algumas delas por área de conhecimento:

Integração - Excluído o processo "Desenvolver a Declaração de Escopo Preliminar".
Escopo - Excluído o processo "Planejamento de Escopo" e inserido o processo "Coletar Requisitos".
Tempo - Sem alterações.
Custo - Sem alterações.
Qualidade - Sem alterações.
Recursos Humanos - Sem alterações.
Comunicações - Inserido o processo “Identificação de Stakeholders”.
Risco - Sem alterações.
Aquisições - Os processos “Planejar Compras e Aquisições” e “Planejar Contratações” foram consolidados no processo “Planejas as Aquisições”; e os processos “Solicitar Respostas de Fornecedores” e “Selecionar Fornecedores” foram consolidados no processo “Conduzir as Aquisições”.

Sendo assim, o número de processos passou de 44 para 42.

Fonte: http://portalgp.blogspot.com/2008/03/guide-to-project-management-body-of.html

segunda-feira, 27 de abril de 2009

Liderança como diferencial competitivo

Falar de Liderança

Falar de liderança nem sempre se relaciona ao velho ditado “manda quem pode e obedece quem tem juízo” , pois o conceito de líder está muito além de impor ações e opiniões e sim de convencer a realizar o que se precisa.

Para Dwight Eisenhowe “A liderança é a arte de consegui que um outro faça alguma coisa que você quer feita porque ele quer fazê-la”. Portanto, não basta mandar, mas o importante é passar ao liderado o que ele precisa fazer sem que seja percebido que é uma ordem impositiva.

A busca por líderes está a cada dia mais disputada pelas empresas, e este perfil já representa um dos principais critérios de seleção para um novo emprego, e até mesmo uma promoção.
Certo dia, percebi que meu trabalho renderia muito mais caso eu delegasse mais atividades a meus liderados. Portanto, desta forma passei a distribuir tarefas de acordo com as competências de cada colaborador e o resultado foi excelente, pois o tempo que ganhei, passei a me dedicar em atividades gerenciais e de análises, e outros colaboradores passaram a se destacar cada vez mais em suas novas atribuições, pois as atividades foram distribuídas conforme competências. Desta forma, ganhamos em eficiência, distribuição de tarefas e confiabilidade nos processos.

No passado, muitas empresas acreditavam que o melhor líder seria o “carrasco”, ou seja, o que brigava para obter resultados. Contudo, com a evolução nos estudos de relações interpessoais, ficou evidenciado que convencer seria a melhor maneira de obter sucesso no desempenho das atividades. Por outro lado, várias organizações, mesmo no passado iniciaram os investimentos em formar líderes motivadores, ou seja, chefes que buscassem a eficácia dos liderados através da capacidade de motivar.


Lideres formados ou aperfeiçoados?

Entretanto, muitos estudiosos defendem que líderes não são formados e sim aperfeiçoados, pois o dom da liderança é intrínseco à personalidade do indivíduo. Alguns dos maiores exemplos de líderes são Jesus Cristo, Adolf Hitler, Napoleão Bonaparte e Papa João Paulo II. Esses são venerados não pelas ações, mas pela capacidade de convencer nações a lutar por um ideal e motivar para que a conquista do objetivo seja alcançada.


Jesus Cristo
Em se tratando de Jesus Cristo, como pode um homem comum, abalar as estruturas de um reino como o romano? Fazer com que pessoas abandonem suas crenças e o siga em busca de um ideal intangível. Desta forma, podemos dizer que, o dom da palavra e o modo como Cristo se relacionava com o povo, o tornou um dos maiores líderes já visto no mundo, prova disto é que até hoje, o cristianismo representa uma das maiores religiões do Globo.


Adolf Hitler
O personagem Adolf Hitler, liderou toda uma nação ariana a lutar por uma “raça pura”, tornando-o o maior líder alemão de todos os tempos. Em função disto, é possível observar que a estratégia que Hitler usou foi exclusivamente a de motivar seus compatriotas e convencê-los de que só a raça ariana deveria prevalecer.

Napoleão
Outro exemplo de um grande líder europeu foi, Napoleão Bonaparte, que mobilizou sua nação a conquistar toda a Europa e lutar por esse ideal.

João Paulo II
Em um momento mais atual, podemos destacar o Papa João Paulo II que “reconstruiu a imagem da Igreja Católica”, e tornou-se o símbolo de fé e compaixão entre os católicos, que voltaram-se para os ensinamentos da igreja, chegando a comparar o Papa ao discípulo Pedro.

Portanto, o líder busca auxiliares para tornar seu caminho mais curto e eficiente, afim de obter resultados através da sinergia de sua equipe, pois não basta mandar e sim convencer e motivar.

Fonte: http://www.administradores.com.br/artigos/lideranca_como_diferencial_competitivo/22238/

quinta-feira, 23 de abril de 2009

Gerenciamento de Mudanças Complexas

CINCO REQUISITOS PARA O GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS E EXECUÇÃO DE PROJETOS

Um dos aspectos observados nos profissionais de sucesso é a capacidade que eles possuem de promover mudanças complexas. Gerenciar a rotina com eficiência não é suficiente, é preciso fazer as mudanças acontecerem, nada melhor para se conhecer o profissional do que presenciar o seu trabalho gerenciando mudanças complexas.Mudanças complexas podem envolver os mais variados temas: como a mudança de uma fábrica de uma região do país para outra, a implantação de um sistema integrado ou o lançamento de um novo produto. Para o bom gerenciamento de mudanças complexas, pelo menos, cinco requisitos devem ser atendidos.

CINCO REQUISITOS PARA O GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS COMPLEXAS:

1- VISÃO

Ter visão é saber exatamente o que se quer. A visão é o primeiro requisito a ser atendido antes de se iniciar qualquer processo de mudança. Ter visão significa saber onde se esteve, ou seja, como foi o passado, em outras palavras, estatísticas contendo indicadores de desempenho relevantes do passado. Igualmente deve-se ter uma visão abrangente do presente. Com base nas informações do passado e presente, devemos efetuar simulações e avaliarmos as tendências para o futuro, diferentes cenários devem ser construídos, a posição da concorrência avaliada e um “SWOT analysis” deve ser preparado. Após termos as informações mencionadas devemos traçar a nossa meta estratégica, que significa definir metas objetivas para curto, médio e principalmente longo prazo. Em suma, ter visão significa entender o passado, conhecer muito bem o presente e definir aonde se vai estar em um horizonte de 3 a 10 anos.

2- HABILIDADES

– Efetuar mudanças requer Habilidades para execução das etapas necessárias. Lançar-se à execução de uma mudança complexa sem ter as habilidades necessárias é correr forte risco de fracasso. Muitos processos de mudança, às vezes, são quase que totalmente baseados em trabalhos de consultores externos, que muitas vezes acabam suprindo deficiências internas, Recorrer a uma consultoria externa para buscar habilidades para a promoção de mudanças é prática comum e, muitas vezes necessária. No entanto, é necessário tomar cuidado para não utilizar a consultoria externa como uma espécie de muleta com a finalidade de suprir deficiências de um nível gerencial fraco e pouco preparado. É muito válido que uma empresa contrate uma empresa de consultoria, no entanto deve-se tomar todo o cuidado para que algum know how contratado seja absorvido internamente pelo corpo gerencial e repassado à organização, também é importante que os detalhes do trabalho realizado sejam entregues à empresa contratante. Um exemplo de trabalho de consultoria problemático diz respeito ao desenvolvimento de softwares, na maioria dos casos os códigos fonte deveriam ser disponibilizados, caso contrário a contratada ficará em situação previlegiada, e terá um cliente cativo que precisará pagar pela inclusão de qualquer ponto ou virgula no software desenvolvido.

3- INCENTIVOS

– Processos complexos de mudanças requerem incentivos adequados. É necessário motivar todos que estão envolvidos e que poderão influenciar no ritmo do processo de mudança. Estarmos motivados a fazer algo, determina o nível de comprometimento com relação à mudança necessária, sem comprometimento o ritmo da mudança será lento. Os incentivos não são somente financeiros, mas todo uma serie que retornos e atitudes que envolvem os membros de uma equipe. Promover um ambiente incentivador é característica dos grandes lideres. A falta de incentivos provoca lentidão da mudança.

4 - RECURSOS

– Mudanças complexas requerem recursos adequados. Os recursos podem ser humanos, tecnológicos ou financeiros. De nada adianta termos visão do que queremos, termos as habilidades necessárias para promover as mudanças, estarmos altamente incentivados, mas nos faltarem os recursos necessários. Entrar em processo de mudança sem ter os recursos necessários gera frustração e impede o alcance do objetivo.

5- PLANO DE AÇÕES


– Alguns lideres mesmo tendo todos os quatro elementos supra- citados, acabam comprometendo os resultados. Mudanças complexas requerem um Plano de Ações muito bem elaborado e executado. Um Plano de Ações implica em detalhar todas as fases da mudança, requer a preparação de um cronograma detalhado, existem excelentes softwares para gestão de projetos que podem ajudar na preparação e acompanhamento dos Planos de Ações. Lançar-se à implementação de mudanças sem um bom Plano de Ações significa um falso começo e desperdício dos quatro elementos (Visão, Habilidades, Incentivos e Recursos).
Veja o quadro resumo abaixo e relembre os casos passados que envolveram mudanças em que você participou, conduziu ou assistiu, certamente diversas situações de mudanças mal conduzidas serão identificadas.

GERENCIANDO MUDANÇAS COMPLEXAS - RESUMO

VISÃO + HABILIDADES + INCENTIVOS + RECURSOS + PLANO DE AÇÕES = MUDANÇA
FALTA DE VISÃO+ HABILIDADES + INCENTIVOS + RECURSOS + PLANO DE AÇÕES = CONFUSÃO.
VISÃO + FALTA DE HABILIDADES + INCENTIVOS + RECURSOS + PLANO DE AÇÕES = ANSIEDADE
VISÃO + HABILIDADES + FALTA DE INCENTIVOS + RECURSOS + PLANO DE AÇÕES = LENTIDÃO
VISÃO + HABILIDADES + INCENTIVOS + FALTA DE RECURSOS + PLANO DE AÇÕES = FRUSTRAÇÃO
VISÃO + HABILIDADES + INCENTIVOS + RECURSOS + FALTA DE PLANO AÇÕES = FALSO COMEÇO

Bibliografia

Mapas Mentais e o Gerenciamento de Projetos

Gerencie seus Projetos!

Mapas mentais são utilizados no Gerenciamento de Projetos para a identificação dos produtos a serem desenvolvidos, levantamento de riscos e distribuição de tarefas.

O que é um Mapa Mental?

Um Mapa Mental é um diagrama que contém palavras, gráficos, tarefas ou outros itens, dispostos em torno de uma idéia central em uma forma radial. Esta idéia central representa o tema principal de um Mapa Mental, e outros itens são subordinados a esta idéia, ilustrando os relacionamentos da idéia com cada item, e deles entre si. Com o foco em idéias-chave, escritas com suas próprias palavras, e com suas expansões em forma de galhos, ramos, sub tópicos e conexões entre as idéias, você estará mapeando conhecimento de uma maneira que lhe ajudará a entender e recordar novas informações.

Mapas Mentais são utilizados para gerar, visualizar, estruturar e classificar idéias. Eles ainda ajudam nos estudos, organização, resolução de problemas e tomadas de decisão. Você pode usar esta técnica para planejar uma estratégia, desenvolver novos produtos e organizar apresentações. Como uma idéia puxa a outra, apenas as adicione em um Mapa Mental sem uma análise imediata. Esta aproximação freqüentemente produz novas idéias e soluções.

Image

* Clique em exibir/visualizar imagem ou edite a imagem para ter uma visão geral do mapa
* Exemplo de mapa mental aplicado à Gerência de Projetos

Como desenvolver um Mapa Mental

Veja como desenvolver um Mapa Mental:
1. Desenhe primeiramente a idéia central de seu Mapa, no centro de uma página;
2. Desenhe linhas em torno da idéia central. Cada linha representa um aspecto sobre o assunto ou problema relacionado à idéia central;
3. Escreva palavras ou frases curtas para identificar o que cada linha representa;
4. Insira novas linhas fluindo das linhas principais , desenvolvendo as idéias;
5. Utilize cores e imagens para chamar a atenção a pontos-chave e destaque as associações;
6. Não se concentre muito nos gráficos. Desenhe primeiro a estrutura e depois enfeite seu mapa.

Mapas Mentais podem ser desenhados à mão como pequenas notas, por exemplo, durante uma reunião ou uma palestra, ou podem ser mais sofisticados, utilizando software especializados que permitem criar Mapas Mentais em formato digital.


Fonte: http://www.intelimap.com.br/index.php?option=com_content&task=view&id=54&Itemid=87

quarta-feira, 22 de abril de 2009

Liderança???

Entendemos que liderança envolvem muitos conceitos. Mas será que só os conceitos são suficientes?.

Liderança: saber os conceitos não é o suficiente.

Liderança é um termo para o qual cabem muitas definições, em geral envolvendo dinâmicas do funcionamento de grupos e a capacidade de influenciar comportamentos. Muitos dos conceitos também envolvem os mecanismos e os resultados obtidos pelo líder ou pelo grupo, e raramente podem ser transmitidos e transformados em ação por intermédio de um simples curso ou estudo: o líder se desenvolve, a liderança não pode ser simplesmente adquirida.

Um dos conceitos de liderança que mais me agrada pessoalmente diz respeito a organizações militares de ação não convencional (estilo “Commandos”, Green Berets, SEALs ou Marine Raiders), que - ao contrário do que é usual em organizações militares altamente verticalizadas - dependem de forma intensiva, e em todas as suas operações, da capacidade de iniciativa individual e não previamente mapeada de todos os integrantes da equipe, contando com seu alinhamento à missão e à estratégia definida.

O conceito é relativamente complexo, mas foi simplificado ao ser transposto para obras de ficção militar, e passou a tomar a forma da seguinte proposta para uma liderança efetiva em situações que exigem grande capacidade de adaptação ao ambiente externo: “Prepare uma boa equipe, dê a ela as condições necessárias, explique onde precisamos chegar… e saia do caminho”.

Administradores que são verdadeiramente líderes, e não apenas chefes, têm algumas características em comum:

  • Usam muito mais a capacidade de influência do que o poder de comando.
  • Sabem ouvir cada integrante da equipe e fazer uso das informações que recebem.
  • Não micro-gerenciam a execução das tarefas, nem criam dependências desnecessárias (no estilo “quero carimbar todos os documentos que você for enviar”).
  • Confiam na equipe e procuram fazer com que a equipe confie nele.
  • Valorizam opiniões e perspectivas de outros.
  • Comunicam claramente à equipe e ao público interno quais os objetivos e metas

Nenhuma novidade até aqui, certo? Todos sabem diferenciar um líder de um chefe, quando se trata de analisar as características de relacionamento interpessoal. Mas existem outras características dos líderes que podem ser muito mais difíceis de desenvolver, e que você não pode deixar de valorizar se deseja se aperfeiçoar: as relacionadas à tomada de decisões. Veremos a seguir os detalhes sobre as principais delas.

Liderança e a tomada de decisões

Líderes tomam decisões. Parece óbvio, mas quantas vezes você já teve que lidar com uma pessoa que está em posição de liderança, mas não é capaz de decidir nada? Ele adia, exige pareceres, faz consultas, e na prática decide apenas aquilo que alguma norma manda ele fazer, ou que ele tem condições de colocar a culpa em alguém, se der errado, ou pegar os créditos para si, se der certo.

Em organizações é comum que as pessoas prefiram não tomar decisões, se não forem obrigadas. Elas preferem rotinas, mecanismos, regras e processos com resultados conhecidos. É há uma razão para isso: processos conhecidos e decisões mecânicas reduzem mesmo o stress e conduzem a resultados conhecidos, de forma mecânica e burocrática (no bom sentido weberiano). Entretanto, nem sempre as condições necessárias ao uso dos processos conhecidos estão disponíveis, e aí as decisões precisam ser tomadas. Dizem que o poder é de quem o exerce, mas a responsabilidade de decidir também é de quem lidera, e assim as mudanças disruptivas e urgentes precisam ser tratadas por *alguém*.

Neste contexto, portanto, a liderança é a característica da pessoa que no calor dos acontecimentos aceita a carga adicional de tomar decisões, muitas vezes tendo de escolher entre diversas opções ruins e sem dispor de todas as informações necessárias.

Líderes assumem suas responsabilidades. Decidir seria bem mais fácil, se nos casos de falha pudéssemos sempre colocar a culpa nos outros. Quem nunca teve um chefe que, antes de tomar qualquer decisão, exigia manifestações por escrito sobre absolutamente tudo, e depois guardava verdadeiros dossiês, para ter em quem colocar a culpa caso o projeto não fosse bem-sucedido? E que ao se manifestar sobre qualquer assunto, primeiro citava todas as normas e regulamentos que determinavam que ele agisse exatamente da forma como agiu?

Isto não é assumir a responsabilidade de liderar. Não pode nem mesmo ser chamado de liderar: o chefe acaba virando um despachante, um feitor, capataz de sua equipe - um nível hierárquico desnecessário e um risco permanente para a organização e para as pessoas cujos resultados dependem dele.

Líderes promovem a ação. Muita gente tem opiniões fortes sobre como resolver absolutamente qualquer problema, e mesmo assim os problemas delas continuam sem solução. Neste contexto, liderança significa também saber ir além, e de fato *fazer algo*.

Líderes eficazes garantem que suas equipes resolverão os problemas, e líderes efetivos asseguram que ao resolver os problemas, o ambiente mudará de forma favorável aos seus objetivos. Se você quer ser um líder, precisa saber transformar suas metas em ações, aqui e agora, e em seguida tomar estas ações, ou inspirar a sua equipe a fazê-lo.

Líderes valorizam as suas equipes. Eles investem na formação de boas equipes, na obtenção dos recursos necessários, e na criação do clima organizacional adequado. Eles não têm medo de que algum dos integrantes de suas equipes possam tomar seu lugar: pelo contrário, eles estão constantemente formando 1 ou 2 substitutos, porque sabem que um verdadeiro líder sempre têm grandes chances de ser movido para desafios maiores em suas organizações. Eles dizem pouco “Eu” e muito “Nós”, e valorizam os pontos fortes de seus liderados.

Um bom líder consegue incutir em cada membro da equipe a idéia de que as metas pelas quais eles estão trabalhando são deles mesmos, e não de alguma entidade abstrata e sem face. O verdadeiro líder confia na capacidade de decisão de sua equipe, e trabalha constantemente para ter condições de apenas definir a missão e as diretrizes, saindo então do caminho e deixando a equipe trabalhar.

E para completar: Líderes não acreditam cegamente em fórmulas prontas. Claro que isto não é uma licença para constantemente reinventar as bases de tudo: é preciso ter bom senso e uma perspectiva racional. Mas os mecanismos funcionais e práticas tradicionais têm seu lugar, e o líder precisa saber reconhecer a eventual necessidade de se desviar do caminho já trilhado.

E é deste ponto que surgem as perguntas para os comentários deste artigo: que características adicionais você identifica nas figuras que considera verdadeiros líderes? E quais traços você acredita que eles deveriam trabalhar mais?

Sugestões de leitura adicional

O assunto “Liderança” é praticamente inesgotável. Já escrevi anteriormente aqui no Efetividade.net sobre o livro “Este barco também é seu”, um bom case de liderança e gestão participativa.

Outro artigo interessante é o “Lead, Follow, and Get Out of the Way“, que trata de temas bastante próximos aos que foram abordados neste artigo que você está lendo.



Fonte: http://www.efetividade.net/2007/09/18/lideranca-saber-os-conceitos-nao-e-o-suficiente/
Por: Augusto Campos é Administrador, pós-graduado em Implantação de Software Livre, pós-graduando em Gerenciamento de Projetos.